Hiện nay, thị trường các quán F&B mà đặc biệt là quán cafe, trà sữa đang trở nên cạnh tranh hơn bao giờ hết. Với thói quen uống cà phê mỗi ngày của người Việt, ngày càng nhiều quán cafe mọc lên nhưng không phải quán nào cũng có thể trụ được lâu dài, nhất là ở các thành phố lớn. Chính vì vậy, trước khi mở quán cafe bạn cần liệt kê những việc cần làm cụ thể để lên kế hoạch chi tiết.
Cùng Onghutthanthien.com tìm hiểu xem mở quán cafe cần chuẩn bị những gì và có những lưu ý gì cho người mới bắt đầu kinh doanh nhé!
Xác định mô hình và phong cách cho quán cafe
Trước khi bắt tay vào mở quán cafe, bạn cần xác định rõ mô hình kinh doanh và phong cách quán cafe mà mình muốn theo đuổi. Đây là bước nền tảng sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các quyết định sau này: từ lựa chọn mặt bằng, thiết kế, menu, cho đến nhóm khách hàng mục tiêu.
Hiện nay, có nhiều mô hình quán cafe phổ biến như:
- Cà phê truyền thống: tập trung vào hương vị cafe đậm đà, không gian gần gũi.
- Cà phê mang đi (take Away): tối giản không gian, chú trọng tốc độ phục vụ.
- Cà phê phong cách hiện đại: decor quán trẻ trung, phù hợp cho giới trẻ check-in.
- Cà phê sách, cà phê thú cưng, cà phê sân vườn: hướng đến trải nghiệm đặc trưng cho khách hàng, tạo bản sắc riêng.
Sau khi chọn xong mô hình, bạn nên phác thảo phong cách tổng thể của quán: tông màu, ánh sáng, cách bố trí bàn ghế. Một quán cà phê thành công không chỉ bán đồ uống ngon mà còn bán trải nghiệm, và trải nghiệm ấy bắt đầu từ chính những định hướng ban đầu này.
Lên kế hoạch tài chính chi tiết
Khi tìm hiểu mở quán cafe cần chuẩn bị những gì, yếu tố quan trọng nhất mà nhiều người thường đánh giá thấp chính là kế hoạch tài chính. Một bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết sẽ giúp bạn biết chính xác mình cần bao nhiêu vốn, chi tiêu cho hạng mục nào, và khi nào có thể thu hồi được vốn đầu tư.
Trước hết, hãy liệt kê tất cả các khoản chi phí cần thiết:
- Chi phí thuê mặt bằng: tùy vị trí và diện tích, chiếm từ 20 – 40% tổng số vốn ban đầu.
- Thiết kế và thi công: bao gồm trang trí nội thất, ánh sáng, bàn ghế, sơn tường, khu pha chế,…
- Máy móc và thiết bị: máy pha cafe, máy xay, bình lắc, tủ lạnh, bình ủ trà,…
- Nguyên liệu đầu vào: cafe, sữa, đường, siro, trái cây, topping, và vật dụng tiêu hao khác.
- Chi phí nhân sự: lương trả nhân viên pha chế, phục vụ, thu ngân, bảo vệ,…
- Dự phòng vận hành: ít nhất 3 tháng đầu để đảm bảo quán vẫn duy trì nếu doanh thu chưa ổn định.
Ngoài ra, đừng quên dự tính chi phí marketing, giấy phép kinh doanh và các khoản phát sinh nhỏ khác. Một kế hoạch tài chính chi tiết không chỉ giúp bạn chủ động nguồn vốn mà còn là cơ sở để gọi vốn hoặc hợp tác kinh doanh nếu cần.
Khảo sát và chọn mặt bằng phù hợp
Khi mở quán cafe mới thì mặt bằng chắc chắn là yếu tố “then chốt” quyết định thành bại của mô hình kinh doanh. Một vị trí đẹp, thuận tiện và đúng với phong cách quán sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí marketing, đồng thời thu hút khách hàng ngay từ những ngày đầu khai trương. Tuy nhiên, không dễ dàng để thuê 1 ví trị đẹp vì giá thuê hiện nay có thể sẽ làm bạn “sốc”.
Trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng, bạn nên khảo sát kỹ khu vực xung quanh:
- Mật độ dân cư và đối tượng khách hàng tiềm năng: mặt bằng gần khu văn phòng, trường học, khu dân cư, hoặc khu vui chơi – mỗi nơi sẽ phù hợp với phong cách cafe khác nhau.
- Lưu lượng người qua lại: vị trí càng dễ nhìn thấy thì càng dễ thu hút khách mới.
- Chỗ đỗ xe và giao thông: khách hàng sẽ không thích những quán không có chỗ gửi xe sẵn mà phải tìm chỗ khác để gửi.
- Tình trạng mặt bằng: nên chọn nơi có hệ thống điện, nước, thoát khí tốt để tiết kiệm chi phí cải tạo.
Bên cạnh đó, bạn cần xem xét kỹ hợp đồng thuê, thời hạn thuê, mức tăng giá hằng năm và quyền sửa chữa, cải tạo không gian. Mặt bằng phù hợp không chỉ là nơi đặt quán mà còn là “bộ mặt thương hiệu”, góp phần định hình phong cách và trải nghiệm khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Thiết kế và trang trí không gian quán
Khi đã chọn được mặt bằng ưng ý, bước tiếp theo là thiết kế và trang trí không gian quán sao cho phù hợp với phong cách bạn muốn hướng đến. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng – nơi họ không chỉ thưởng thức đồ uống mà còn cảm nhận “chất riêng” của quán.
Trước hết, hãy xác định rõ phong cách chủ đạo của quán: hiện đại, cổ điển, vintage hay Hàn – Nhật tối giản. Phong cách này sẽ quyết định màu sơn, bàn ghế, ánh sáng, tranh treo tường và cả cách bố trí cây xanh. Nếu quán hướng đến đối tượng trẻ, bạn có thể ưu tiên không gian mở, ánh sáng tự nhiên, nhiều góc chụp ảnh đẹp để khách dễ check-in.
Tiếp theo, cần chú ý bố trí khu vực hợp lý. Khu pha chế nên đặt gần quầy thanh toán, khu ngồi của khách nên thoáng đãng, có lối đi rộng và có ánh sáng dễ chịu. Nếu mặt bằng cho phép, bạn có thể thêm khu sân vườn hoặc ban công để tạo cảm giác thư giãn.
Đừng quên đầu tư âm thanh và mùi hương. Những bản nhạc nhẹ cùng mùi cafe thoang thoảng có thể khiến khách hàng cảm thấy dễ chịu và nhớ lâu hơn về quán.
Menu chính là “linh hồn” của quán cafe. Dù không gian quán có decor đẹp đến đâu, nếu đồ uống không ngon hoặc quá đơn điệu thì khách hàng cũng khó quay lại lần nữa. Vì vậy, khi lên menu, bạn cần vừa đảm bảo sự đa dạng, vừa có điểm đặc trưng riêng để tạo dấu ấn thương hiệu.
Một menu quán cafe cơ bản nên bao gồm các nhóm sau:
- Cafe truyền thống: đen đá, sữa đá, bạc xỉu…
- Cafe máy: espresso, cappuccino, latte…
- Trà sữa – trà trái cây: phù hợp giới trẻ, dễ biến tấu.
- Đá xay – sinh tố: giải khát, trang trí bắt mắt.
- Đồ ăn nhẹ: bánh ngọt, cookies, sandwich hoặc bánh mì kẹp.
Khi xây dựng menu, bạn nên lưu ý:
- Nghiên cứu khẩu vị khách hàng địa phương (ít ngọt – đậm vị, hoặc béo – nhiều topping).
- Tạo ra món signature riêng của quán để khách luôn nhớ đến bạn.
- Thiết kế menu rõ ràng, có hình ảnh minh họa và giá cụ thể, giúp khách dễ chọn món.
Một điều cần đặc biệt lưu ý đó là, đừng cố thêm quá nhiều món vào menu vì “chất lượng hơn số lượng”. Thay vì tạo ra quá nhiều món nhưng không có món nào đặc sắc thì hãy thật sự tập trung vào vài món đặc trưng của quán, miễn là món nào cũng đủ gây thương nhớ.
Chuẩn bị nguyên liệu chất lượng
Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định hương vị và chất lượng đồ uống của quán cafe. Dù quán có không gian đẹp hay menu hấp dẫn đến đâu, nếu nguyên liệu không đảm bảo thì khách hàng cũng sẽ không quay lại lần hai. Vì vậy, việc lựa chọn nguyên liệu cần được đầu tư nghiêm túc và có kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu.
Bạn nên ưu tiên nhà cung cấp uy tín, có chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm và nguồn gốc rõ ràng. Đặc biệt, cà phê – linh hồn của quán phải được chọn kỹ theo gu khách hàng mục tiêu. Nếu bạn hướng đến đối tượng yêu thích vị đậm đà, hãy chọn hạt Robusta rang vừa; còn nếu khách chuộng vị nhẹ, thanh thì Arabica là lựa chọn phù hợp hơn.
Ngoài cà phê, các nguyên liệu khác cũng rất quan trọng:
- Sữa và kem béo: chọn loại có hạn sử dụng rõ ràng, bảo quản ở nhiệt độ ổn định.
- Trái cây tươi: nên nhập hằng ngày, tránh tồn kho lâu làm mất vị và mùi tự nhiên.
- Syrup, bột matcha, socola, đường: chọn thương hiệu quen thuộc, tránh hàng trôi nổi.
- Đá viên và nước lọc: phải đảm bảo sạch, không nhiễm mùi, để không ảnh hưởng đến hương vị đồ uống.
Chuẩn bị nguyên liệu chất lượng không chỉ giúp quán giữ chân khách hàng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm trong từng ly cafe được phục vụ.
Chuẩn bị dụng cụ ăn uống (ly, ống hút, muỗng, nắp,…)
Đây là khâu nhiều người thường xem nhẹ khi lên kế hoạch mở quán cafe, nhưng thực tế lại ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng và hình ảnh thương hiệu. Dụng cụ ăn uống không chỉ là vật dùng phục vụ nước uống mà còn là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp, sạch sẽ và thẩm mỹ của quán.
Trước hết, bạn cần xác định rõ loại ly sử dụng cho từng món đồ uống. Ví dụ, ly nhựa PET hoặc PP phù hợp với các món trà sữa, nước ép, trà trái cây vì trong suốt, cứng cáp, giúp nhìn rõ màu sắc đẹp mắt. Trong khi đó, ly giấy hoặc ly bã mía lại thích hợp với cafe mang đi hoặc các quán hướng đến phong cách thân thiện môi trường. Nên chọn loại ly có thể in logo, slogan thương hiệu để tạo dấu ấn riêng và tăng độ nhận diện cho quán.
Bên cạnh ly, các phụ kiện đi kèm cũng rất quan trọng:
- Ống hút: nên ưu tiên các loại ống hút thân thiện môi trường như ống hút giấy, ống hút bã mía hoặc ống hút tre để thể hiện trách nhiệm xanh của quán.
- Muỗng, ống khuấy: chọn chất liệu an toàn, không mùi, không ảnh hưởng đến vị đồ uống.
- Nắp ly: cần khít với ly, chắc chắn, có thể chọn nắp cầu, nắp bằng hoặc ép màng tùy vào từng loại nước.
Cuối cùng, hãy chuẩn bị khu vực lưu trữ và vệ sinh riêng cho các dụng cụ, đảm bảo sạch sẽ, tránh nhiễm bụi bẩn. Một quán cafe có ly, ống hút, muỗng… được chọn lựa kỹ lưỡng và đồng bộ sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp, chỉn chu và đáng tin cậy trong mắt khách hàng.
Mua sắm máy móc và thiết bị pha chế
Khi mở quán cafe, việc đầu tư vào máy móc và thiết bị pha chế là một trong những bước quan trọng nhất. Những thiết bị phù hợp sẽ giúp quán vận hành trơn tru, đảm bảo chất lượng đồ uống ổn định và tiết kiệm thời gian phục vụ khách hàng.
Một số thiết bị cơ bản bạn cần chuẩn bị bao gồm:
- Máy pha cafe: nên chọn loại có công suất phù hợp với quy mô quán, tránh lãng phí.
- Máy xay cafe: giúp xay hạt tươi, giữ hương vị tự nhiên, nên chọn loại có thể điều chỉnh độ mịn.
- Tủ lạnh và tủ đông: dùng để bảo quản sữa, trái cây, siro và nguyên liệu tươi.
- Bình lắc, bình ủ trà, bình đun nước: cần thiết cho các món nước đa dạng.
- Dụng cụ đo lường, ca đong, máy ép, máy xay sinh tố: đảm bảo công thức pha chế chính xác, đồng nhất.
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Đội ngũ nhân viên là yếu tố quan trọng quyết định ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với quán. Một ly cafe ngon chưa đủ nếu thiếu đi sự thân thiện và chuyên nghiệp trong cách phục vụ. Vì vậy, tuyển chọn và đào tạo nhân viên cần được chú trọng ngay từ đầu.
Trước hết, bạn cần xác định rõ vị trí cần tuyển: nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ và thu ngân.
- Nhân viên pha chế phải nắm vững công thức đồ uống, có khả năng sáng tạo và giữ được chất lượng đồ uống đồng đều.
- Nhân viên phục vụ cần nhanh nhẹn, lịch sự và biết cách giao tiếp với khách hàng.
- Thu ngân phải cẩn thận, trung thực và có kỹ năng xử lý thanh toán.
Sau khi tuyển dụng, hãy tổ chức đào tạo cơ bản về quy trình pha chế, vệ sinh quầy, phục vụ và chăm sóc khách hàng. Đồng thời, hướng dẫn nhân viên cách xử lý tình huống, khách hàng phàn nàn và duy trì thái độ tích cực trong công việc. Một đội ngũ gắn bó, làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp quán cafe vận hành hiệu quả và giữ chân khách lâu dài.
Lên kế hoạch marketing và khai trương
Trước tiên, hãy xây dựng các chương trình ưu đãi khai trương hấp dẫn như mua 1 tặng 1, giảm giá trong tuần đầu hoặc tặng quà nhỏ cho khách hàng check-in tại quán. Những hoạt động này giúp tăng nhận diện thương hiệu và thu hút lượng khách đầu tiên.
Tiếp theo, hãy đầu tư vào truyền thông mạng xã hội. Hãy tạo fanpage, cập nhật thường xuyên hình ảnh đồ uống, không gian quán và chia sẻ câu chuyện thương hiệu của bạn. Bạn cũng có thể hợp tác với các KOLs hoặc food reviewer địa phương để lan tỏa hình ảnh quán rộng hơn.
Ngoài ra, hãy duy trì hoạt động quảng bá lâu dài sau khai trương bằng các chương trình khách hàng thân thiết, ưu đãi định kỳ hoặc mini game trực tuyến. Một chiến lược marketing được đầu tư bài bản sẽ giúp quán cafe của bạn nhanh chóng tạo dựng vị thế và thu hút khách hàng trung thành.
Onghutthanthien.com đã giúp bạn giải đáp chi tiết thắc mắc “Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì” từ việc xác định mô hình, lên kế hoạch tài chính, chọn mặt bằng cho đến khâu chuẩn bị dụng cụ, nguyên liệu và marketing. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về từng bước cần làm trước khi bắt đầu hành trình mở quán cafe của riêng mình. Chỉ cần chuẩn bị kỹ lưỡng và có định hướng rõ ràng, việc vận hành quán sẽ trở nên suôn sẻ, chuyên nghiệp và thu hút nhiều khách hàng ngay từ những ngày đầu.
